Medidas preventivas para resguardar la información

El respaldo de información consiste en realizar un duplicado de ésta, llamado también copia de seguridad o backup. Estas copias pueden realizarse de forma manual, en las que el usuario determina la información y periodicidad para llevar a cabo el respaldo, o bien establecerlo automáticamente mediante herramientas de software[1].

¿Cuál es la importancia o ventaja de realizar respaldos? Los respaldos permiten cierta protección contra errores humanos, borrado accidental, uso negligente, virus[2], etc. Cualquier persona que utilice una computadora, sea ésta personal o de oficina, debe preguntarse si su información está realmente a salvo, pues los imprevistos están a la orden del día.

¿Qué sucedería si por ejemplo, un día prendemos nuestra computadora y nos damos cuenta que ya no enciende correctamente? Lo primero que se nos vendría a la mente es “¡mis archivos!”. Ésta y varias situaciones pueden suceder, por ello es indispensable realizar un respaldo a fin de aminorar estos problemas.

Selección de medios de almacenamiento

A medida que pasa el tiempo, los medios de almacenamiento evolucionan, ahora cuentan con mayor capacidad, son más pequeños y versátiles, pero susceptibles a fallas, por esa razón no es bueno confiar al 100% en ellos.

Inicialmente existieron las cintas magnéticas para resguardo de la información, al igual que los diskettes de 3 pulgadas y media, los de  5 pulgadas un cuarto, todos utilizados para resguardar información de bajo volumen. En la actualidad son prácticamente obsoletos.

El sucesor de estas unidades fue el CD (disco compacto) con capacidad de hasta 900MB, el equivalente a casi 700 diskettes de 3 y media pulgada, el CD es más común para el almacenamiento de música y software autoejecutable, este dispositivo de resguardo requiere para este proceso, un software especializado, por ejemplo Nero Express y una unidad escritora de discos compactos (quemador).

El DVD también es un medio de almacenamiento óptico dentro de la categoría de los discos compactos con capacidades de entre 4.7y 8.5GB. El DVD es utilizado en la mayoría de los casos para almacenamiento de audio y video; también para software autoejecutable en el que normalmente el espacio de un CD no es suficiente. Para el respaldo de información es necesario contar con una unidad lectora/escritora de DVD junto con software especializado para la grabación ej. Nero Burnning.

Entre lo más nuevo, en cuanto a discos compactos ópticos se refiere, se encuentran el HD DVD (de 15GB y 30GB) y el Blue-ray (de 25GB y 50GB), utilizados para almacenar video de alta definición.

En cuanto a dispositivos electrónicos, encontramos memorias USB con capacidades de hasta 32GB, en ellas es posible almacenar cualquier tipo de información, ya sean documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, audio, video, etcétera.

Las SD cards o tarjetas SD con capacidades hasta de 32GB, utilizadas en su mayoría para almacenar fotografías y videos; rara vez se utilizan para almacenar información convencional.

Finalmente, están los discos duros externos con conexión USB con capacidades de hasta 2TB (2000GB), muy útiles para el resguardo de grandes volúmenes de información de cualquier tipo.

Buenas prácticas para el respaldo de información

Elige el medio de almacenamiento: Si sólo manejas archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones con diapositivas o documentos PDF, éstos requieren de muy poco espacio, por lo que es mejor utilizar USB’s o CD’s; pero si manejas grandes cantidades de información utiliza dispositivos de mayor capacidad, como dice el dicho “de acuerdo al sapo es la pedrada”.

Establece tus tiempos de respaldo: Dedica un tiempo para resguardar tu información, si manejas información crítica y de constante actualización, es recomendable que respaldes tu información regular y periódicamente, diario si te es posible, no te distraigas ni dejes la máquina desatendida por largos periodos de tiempo al efectuar tu respaldo. Si hay oportunidad pide a alguien que te ayude en esta tarea.

Selecciona y divide tu información: Separa cuidadosamente la información importante, no la mezcles con información de menor importancia (tal como imágenes, juegos, música, videos), puede suceder que al borrar una carpeta de imágenes que ya no te gusten, accidentalmente borres comprobantes de pago que habías escaneado y los tenias en formato imagen.

Control de los medios de almacenamiento: Sea cual sea el medio de almacenamiento que utilices, etiquétalo de manera adecuada y lleva un control de: etiquetas de los medios, fechas y tipo de información respaldada. Si llevas este control en un documento electrónico ten a la mano una impresión, seguramente te será muy útil a la hora de restaurar.

Utiliza el mayor espacio posible del medio: Es posible que cuando llevemos a cabo el respaldo de nuestra información, éstos no llenen completamente el medio de almacenamiento. Si esto sucede, indica el espacio que quedó disponible en el etiquetado o regístralo en tu control de respaldos, este espacio siempre puede ser utilizado.

Respaldar fotografías, imágenes, música o videos: Es preferible utilizar discos ópticos, ya que esta información no cambia constantemente y puede ser preservada por mucho tiempo (hasta por 100 años) con el debido cuidado.

Las máquinas no son un medio seguro de respaldo: Tener información respaldada en dos o más particiones en el disco duro de la computadora no es seguro, ya que si es infectada por virus todas las particiones lo estarán, al igual que la información contenida en ellas. Igualmente, si el disco duro se daña, la información en las particiones se perderá. Las particiones del disco duro únicamente son útiles para tener respaldos temporales y a corto plazo, la información siempre debe respaldarse en algún medio externo para evitar perderla.

Un solo respaldo no es suficiente: No basta con tener un solo respaldo de la información, si te es posible haz un duplicado de éste, los respaldos también son susceptibles a factores externos o fallas a la hora de la restauración.

Un respaldo total o parcial: Si realizas respaldos totales, asegúrate que sea información que no cambie constantemente, así evitarás redundancia y un alto costo en medios de almacenamiento, se puede llevar a cabo un respaldo total cada semana, junto con respaldos diarios de la información que haya cambiado; de este modo al momento de restaurar bastará con tomar el ultimo respaldo total junto los subsecuentes respaldos parciales.

Comprime tu información: Comprimir la información consiste en utilizar un software de compresión (Winzip, Winrar, 7Zip, entre otros), para juntar toda la información en un solo archivo con opción de ponerle contraseña y utilizar menos espacio en el medio, no está por demás tener unos cuantos mega bytes extras.

Alternativas virtuales[3] de almacenamiento: Si necesitamos respaldar inmediatamente información latente y no contamos con un dispositivo de almacenamiento a la mano, pero sí con una conexión a internet, un correo electrónico nos puede sacar del apuro, Google ofrece 7.5GB de almacenamiento en correo electrónico con la capacidad de enviar información adjunta que no rebase los 25MB, así mismo existen proveedores de alojamiento de espacio virtual ej. Dropbox, muy útiles si queremos que nuestra información esté disponible desde cualquier parte del mundo.

Protege tu información si se encuentra respaldada en la nube: Si utilizas un correo electrónico o un espacio de alojamiento en la Red, comprime tu información y mantenla bajo contraseña, de esta manera evitarás que caiga en manos equivocadas y hagan mal uso de ella.

Verifica tus respaldos cada determinado tiempo:  No dejes pasar más de 6 meses, máximo un año, sin revisar que los medios y la información resguardada se encuentran en buenas condiciones, realizando simulacros de restauración para verificar el estado de la información, cualquier sospecha de falla en la lectura del medio será indicador que es tiempo de transferirla a uno nuevo.

Ten presente la compatibilidad y versatilidad de los medios: Utiliza medios que sean compatibles con la mayoría de los equipos de cómputo y que no requieran dispositivos de hardware adicionales para su utilización.

Maneja adecuadamente los medios de almacenamiento: Mantén alejado cualquier medio de almacenamiento de altas temperaturas, polvo, luz solar y humedad. Limpia los discos ópticos con agua y un paño para lentes (sólo en caso de requerirlo), evita manipularlos por la parte de lectura del disco y utiliza estuches para CD’s.

Para tarjetas SD, memorias USB y discos duros externos, evita golpearlos y retirarlos de la computadora de manera repentina o mientras se encuentren en proceso de transferencia de datos, utiliza siempre la expulsión segura del sistema operativo que manejes.

Mesografía



[1] Software: es toda aplicación y programas de computadora que se visualizan mediante ventanas en el monitor de la misma.

[2] Virus: son programas de computadora diseñados para dañar y corromper la información de los equipos de cómputo y hacer mal funcionamiento del mismo.

[3] Virtual: hace referencia a algo que existe, pero no es posible manipularlo físicamente. Para este caso, es un espacio de almacenamiento que no se encuentra en un dispositivo físico inmediato a nosotros.